Permisos y poderes: te autorizo a obrar por mí

Ocasiones en la que hace falta delegar

Hay muchas ocasiones en las que podemos necesitar que alguien nos represente o, al revés, ocasiones en las que otras personas nos piden que las representemos a ellas.

Aquí van solo algunos ejemplos de los muchos posibles:

• Es muy normal que una persona anciana necesite a otra más joven para realizar gestiones cotidianas (como llevar sus cuentas) o trámites ocasionales (como pedir la pensión de viudedad).
• Cada vez es más común tener familiares que viven en el extranjero y alguien tiene que representarles en ocasiones especiales: la venta de un bien familiar, la herencia de los padres, el pago de un impuesto.
• En el día a día, no siempre estamos disponibles para votar en la comunidad de vecinos, recoger a los niños a la salida del colegio o ir a buscar un paquete en Correos.
• Puede que queramos reclamar a la Administración por un asunto personal o colectivo, o que nos veamos en juicio y haya que nombrar un representante que defienda nuestros intereses.

Consejos básicos antes de delegar en otros

Antes de explicar qué tipos de permisos puedes dar y para qué casos están indicados, te damos tres consejos generales:

1. Muchos asuntos se pueden resolver sin necesidad de enviar a nadie en nuestro lugar, simplemente sacándose claves digitales y operando con ellas a distancia. Hablamos, básicamente, del DNI-e o DNI electrónico, de Cl@ve y del certificado de la FNMT. 
2. Si eres una persona con pocas habilidades digitales, déjate ayudar por la persona a la que pensabas apoderar para obtener estas claves y pídele que te guíe y te acompañe para hacer en tu propio nombre aquellos trámites que puedan hacerse a distancia, que son muchísimos. Tu ayudante puede encontrar esta opción más fácil que la de hacer valer una autorización, un apoderamiento o un poder.
3. Los permisos, los apoderamientos y los poderes se suelen dar a personas de confianza y de hecho algunas modalidades solo deberían darse a personas de cuya lealtad no tengamos ninguna duda. Pero si la confianza falla, siempre puedes revocarlos.
4. Otra forma de disminuir los riesgos de que un representante se extralimite es darle permisos para misiones específicas y bien delimitadas o que mantengan su vigencia solo durante periodos limitados.

Autorización informal: basta para algunas tareas

Para misiones de poca trascendencia suele bastar con que hagas una nota manuscrita donde figuren:

• El lugar y la fecha.
• Tu nombre, tu DNI y tu domicilio.
• El nombre, DNI y domicilio de la persona a la que autorizas.
• La misión que le encomiendas.
• Tu firma.

Esa nota la tendrá que presentar tu autorizado junto a su DNI y una fotocopia del tuyo.

Algo así debería bastar, por ejemplo, para recoger un envío de Correos o para delegar tu voto en una junta de la comunidad de vecinos, si bien no es raro que los propios avisos de recogida de Correos o la invitación a la junta de la comunidad ya incluyan un formulario para estos efectos y no tengas más que rellenarlo.

Autorizaciones que se dan de antemano

Otras veces, las autorizaciones se dan de antemano.

Por ejemplo, muchos colegios piden a los padres al comienzo del curso que identifiquen a las personas que autorizan a recoger a sus hijos del colegio, ya sean los abuelos, los hermanos mayores, los cuidadores... Y solo entregarán los niños a quien esté en la lista y se presente debidamente identificado.

Con tus cuentas bancarias ocurre algo parecido; puedes nombrar a un interviniente o autorizado a disponer, que podrá operar en lo sucesivo como si fueras tú, mientras no anules la autorización; es un trámite sencillo pero según la entidad, puede requerir una visita a la oficina.

Apoderamiento: para actuar ante la Administración

El trato con la administración estatal, autonómica o municipal es constante: pagar impuestos, solicitar ayudas públicas o pensiones, hacer reclamaciones de consumo a organismos supervisores, ir a juicio...

Algunas administraciones cuentan con sus propios modelos normalizados y sus propios procedimientos para apoderar, distintos los unos de los otros:

• La Agencia Tributaria, es decir, Hacienda, ofrece un formulario que el poderdante puede descargar, rellenar y presentar en una de sus oficinas, idealmente acompañado del apoderado, que en todo caso tendrá que haber firmado el formulario aceptando la representación. También existe la posibilidad de hacer el trámite online, siempre que el poderdante tenga claves digitales, así como el apoderado, que las tendrá que usar para aceptar la representación. Como verás, te ofrecerán la posibilidad de dar un poder general para trámites fiscales de todo tipo o bien elegir solo trámites específicos. En teoría, también es posible subir al registro de apoderamientos de Hacienda un poder notarial, pero es importante que contenga el formulario normalizado de Hacienda protocolizado por el notario y no un texto que diga algo parecido redactado por el notario.
• La Seguridad Social cuenta con su propio modelo normalizado y también hay dos opciones posibles: o bien acudir en pareja a sus oficinas para que uno apodere al otro y este lo acepte, o bien hacer las mismas operaciones a distancia, haciendo uso cada uno de sus claves digitales.
• La Administración de Justicia pemite otorgar apoderamientos llamados apud acta, en persona o a distancia y, como en los casos anteriores, es gratuito, a diferencia del poder notarial para pleitos, que es la alternativa más usual.
• Una última opción es recurrir al organismo público Apodera-Registro Electrónico de Apoderamientos, donde se puede dar un poder general para cualquier actuación ante la Administración pública usando claves digitales, o solo para determinados trámites y administraciones (por ejemplo, un ayuntamiento). La alternativa analógica es acudir, en persona y con cita previa, a una “oficina de asistencia en materia de registro”, para extender el apoderamiento deseado. No tenemos datos acerca de lo fácil que es, más adelante, hacer valer los apoderamientos concedidos por esta vía y cuando un organismo público ofrece su propio sistema, nos parece preferible usarlo.

Poderes notariales: adaptables a casi todo

Finalmente, los poderes notariales  son el instrumento adecuado para un montón de cosas: se trata de documentos que elabora el notario, dando fe de que una persona, el “poderdante”, quiere que otra, el “apoderado”, le represente en determinados asuntos. Los hay de muchos tipos:

• Para todo: hay muchos tipos de poderes. El poder general con facultades amplias, también llamado, de ruina, viene a costar entre 100 y 150 euros y permite al apoderado hacer casi cualquier cosa en nombre del poderdante. Administrar sus bienes y derechos, venderlos, comprar cosas en su nombre, pedir préstamos personales o hipotecarios, realizar inversiones, abrir y operar con sus cuentas bancarias, realizar actuaciones judiciales, avalar operaciones, aceptar herencias... Entre las pocas cosas que no deja hacer están casarse, reconocer a un hijo o hacer testamento en nombre del poderdante. Por eso es muy importante confiar profundamente en la persona a la que se dé un poder de esta clase y en su buen juicio.
• Para algo: si no hay necesidad o no se tiene claro el buen uso que la persona vaya a hacer de un poder amplio, también se pueden hacer poderes tan restrictivos como se quiera. Por ejemplo, un poder para administrar bienes que permita, pongamos por caso, llevar varias casas en alquiler, pero no venderlas ni hipotecarlas. También se puede hacer un poder que solo permita vender un bien en particular, e incluso designar al comprador que ha de hacerse con él; esto sería útil, por ejemplo, si tú y tus hermanos poseyerais un bien juntos y después de encontrar un comprador al gusto de todos, los demás te quisieran encargar a ti de cerrar el trato.
• Mancomunados o solidarios: sean cuales sean las facultades que otorgue el poder, se puede hacer en favor de una sola persona o de varias y, en caso de ser varias, determinar si han de actuar de forma mancomunada (los apoderados deben estar de acuerdo para sacar adelante lo que tengan entre manos) o solidaria (cada apoderado puede actuar indistintamente y sin necesidad del acuerdo de los demás). En un poder, también podrías señalar a un primer apoderado y a un segundo apoderado que tomará el testigo del primero si se dan ciertas circunstancias. De hecho, la propia ley prevé que si uno apodera a su cónyuge y más adelante se separa o se divorcia, el poder pierde su validez; en casos así, si se ha nombrado a otra persona en segundo lugar, por ejemplo, a un hijo, será ella quien asuma el mando.
• Preventivos: en principio, un poder notarial pierde validez si la persona que lo otorgó pierde sus facultades, salvo que expresamente haya pedido que se mantenga válido pese a todo. Si, por ejemplo, sufres una enfermedad neurológica degenerativa y quieres que tus hijos tomen las decisiones por ti cuando no puedas gobernarte, puedes solicitar un poder que lo deje previsto. Otra opción, es pedirle al notario que diseñe un poder que solo sea válido cuando pierdas tus facultades, añadiendo una cláusula para que el apoderado no pueda usarlo a menos que el notario y un perito experto te evalúen y consideren que el momento ha llegado.

Recuerda que si te han dado un poder y quieres hacerlo valer ante un tercero, a veces tendrás que esperar a que lo “bastanteen”, o sea, a que decidan si es lo bastante bueno para ser usado después de comprobar su validez.

Y si tú haces un poder notarial, ten presente que si no dices nada sobre su periodo de validez, en principio será indefinido, pero si lo deseas lo puedes revocar. Solo tienes que ir a un notario y dictar una escritura de revocación; si es el mismo que redactó en su día el poder en cuestión, directamente anotará la revocación en la escritura original y si no, tendrás que decírselo para que lo haga. El notario comunicará la revocación al hasta entonces apoderado y le pedirá que devuelva la escritura original, ya que si la usa de buena fe (desconociendo la revocación) el negocio jurídico que autorice podría no tener vuelta atrás.