Alquilar una vivienda sin perderse: guía del pequeño arrendador

Mapa de obligaciones y avisos para pequeños arrendadores de vivienda

Si eres arrendador o estás interesado en poner una vivienda en alquiler de larga duración, aquí te explicamos qué hay que hacer, cuándo, cómo y con qué fundamento legal, para cumplir con los derechos y obligaciones propios del pequeño arrendador persona física.

Este esquema cubre todo el ciclo del arrendamiento de vivienda habitual (no temporada) conforme a la Ley de Arrendamientos Urbanos y a la Ley por el Derecho a la Vivienda de 2023. Además, en la sección de Alquiler de OCU Inmobiliario nos hacemos eco de los (frecuentes) cambios legales que afectan a los alquileres en España.

En cada hito se indica el plazo y la forma de comunicación recomendada: en principio “por escrito y de forma fehaciente”, bien con burofax con certificación de contenido y acuse, carta certificada o medio acordado que deje constancia para que sirva de prueba en caso de necesidad. 

Un arrendador particular puede, con la información adecuada y el asesoramiento oportuno, poner en alquiler su vivienda de manera satisfactoria, cumpliendo sus obligaciones legales y tomando medidas para preservar su vivienda y reducir los posibles riesgos.

Si prefiere encargar la gestión del alquiler a una agencia de confianza que le garantice el cobro de la renta valore, junto a otras opciones, las condiciones beneficiosas a las que tienen acceso los suscriptores de OCU fincas y casas.

1) Antes de publicitar el alquiler y firmar el contrato

Debe preparar los requisitos del anuncio del alquiler, informaciones que el inquilino puede solicitar antes de la formalización de la operación y de la entrega de cualquier cantidad a cuenta:  identificación del arrendador, condiciones del arrendamiento, características de la vivienda, certificaciones disponibles.

• Obtener un certificado de eficiencia energética y mencionar la calificación en anuncios. Luego, al formalizar el alquiler, deberá anexar al contrato copia de la etiqueta y entregar al inquilino recomendaciones de uso. 
• En las CCAA donde se exige, comprobar que se posee una cédula de habitabilidad en vigor, o proceder a su obtención (Cataluña, Asturias, Extremadura, Navarra, Canarias, La Rioja, Baleares y Murcia).
• Chequeo de condiciones mínimas de habitabilidad, se exija cédula o no. Entre ellas, la instalación eléctrica, con certificado de Instalación Eléctrica (CIE) o boletín azul, necesario para dar de alta o modificar el suministro. En viviendas antiguas, puede ser necesario actualizar la instalación para cumplir con el REBT (RD 842/2002). Instalación de gas: certificado de instalación y obligación de revisión periódica cada 5 años por empresa instaladora autorizada (RD 919/2006 y normativa de distribuidoras).
• Verificar existencia de un seguro de hogar. Acceda al comparador de seguros de hogar de OCU y obtenga descuentos.

• Comprobación de si la vivienda está en zona de mercado residencial tensionado. En ofertas y nuevos contratos: dejar constancia escrita de que la vivienda está en zona tensionada, indicar la renta de referencia (último contrato actualizado o índice aplicable) y, en su caso, la justificación de incrementos permitidos (por rehabilitación, eficiencia, accesibilidad, o duración ≥ 10 años). 

• Comunicar el domicilio a efectos de notificaciones en la comunidad de propietarios y, en su caso, actualización de datos ante el secretario/administrador. La LPH impone al propietario comunicar un domicilio a efectos de notificaciones; a falta de ello, las notificaciones se entienden en la propia vivienda. 

2) En la firma del contrato

Es preciso contar con un contrato de arrendamiento adaptado y revisado. Con menciones específicas en zonas tensionadas, en su caso (ver punto 8).

• Incluir, si procede, cláusula de necesidad futura de ocupación por el arrendador (solo persona física). Debe constar “de forma expresa” en el contrato para poder recuperar la vivienda transcurrido el primer año, con aviso previo de 2 meses cuando se ejecute. 
• Elaborar y firmar un inventario detallado como anexo al contrato, con indicación de lectura de contadores

Exigir y documentar la fianza legal (1 mensualidad), con ingreso del depósito tras la firma ante el organismo autonómico competente en las CCAA que lo exigen. Además, pactar por escrito cualquier garantía adicional (límite 2 mensualidades en vivienda durante los 5/7 primeros años). Entregar al inquilino recibo desglosado. 

Recomendable: suscribir seguro de impago de rentas. Consulte las condiciones beneficiosas para socios de OCU Inmobiliario (cobertura hasta 24 meses).

En caso de pactar en el contrato la repercusión al inquilino de gastos de la comunidad o tributos, indicar el importe anual a la fecha del contrato; recordad que los gastos de gestión inmobiliaria y formalización son siempre a cargo del arrendador.

Anexos exigidos por normativa energética (etiqueta y recomendaciones); conservar el certificado registrado. 

Si la vivienda es protegida, verificar condiciones según CCAA y someter el contrato a visado dentro del plazo. 

3) Durante la vigencia: calendario anual y avisos recurrentes

• Actualización anual de la renta en la fecha de cada anualidad solo si hay pacto expreso. En defecto de pacto, no hay actualización. IPC o IRAV. Cuando exista pacto sin índice concreto, la renta se actualiza por IGC. Comunicar por escrito el nuevo importe y el índice aplicado, dentro del mes anterior al que cumple año. 
• Renovación de seguro de hogar y seguro de impago de rentas.
• Obligación del arrendador persona física de declarar el alquiler como rendimientos del capital inmobiliario en su declaración anual del IRPF, aplicando correctamente la deducción de gastos y las reducciones aplicables (actualmente hasta el 90% en zonas tensionadas si se reduce la renta un 5%, 70% en determinados supuestos, o 50-60% en casos generales, según Ley 12/2023).
• Si se pactó la repercusión al inquilino de gastos generales/tributos, es preciso comunicar esos gastos al inquilino cuando sean exigibles (IBI, comunidad, basuras) y reflejar cada cobro con recibo desglosado. 
• Prestar atención a la conservación y reparaciones necesarias: responder sin demora a la comunicación del inquilino y ejecutar las obras para mantener la habitabilidad; reducción de renta si las obras de conservación superan 20 días. Avisos y coordinación por escrito. Obras y reparaciones: qué paga o no paga el arrendador.
• Obras de mejora promovidas por el arrendador: notificar con al menos 3 meses de antelación (naturaleza, inicio, duración y coste). El inquilino puede desistir en 1 mes; si sigue, tiene derecho a reducción de renta proporcional y a indemnización de gastos obligados por las obras. 
• Estar pendiente de posibles subrogaciones y situaciones familiares: en nulidad, separación o divorcio, el cónyuge con uso atribuido debe comunicarlo al arrendador en 2 meses desde la resolución. En caso de fallecimiento del arrendatario, la persona con derecho a subrogarse debe notificarlo en 3 meses (con certificado de defunción y datos del subrogado). Registrar estos cambios para la facturación y comunicaciones. 

4) Incidencias, morosidad y desahucio

En caso de impago de la renta, enviar un requerimiento de pago fehaciente previo a demanda (recomendado). Permite fijar la mora y facilita la oposición/enervación. Tener preparado el histórico de avisos y recibos. La Ley 12/2023 ha introducido trámites de conciliación/intermediación y especial atención a vulnerabilidad, con condicionantes reforzados si el arrendador es “gran tenedor”. 

Si tiene seguro de impago de rentas, comuníquese con la aseguradora.

5) Vencimiento, prórrogas y no renovación

Existencia de prórrogas obligatorias hasta 5 años (7 si arrendador persona jurídica) y, al término, prórroga tácita de hasta 3 años salvo preavisos. Al aproximarse el cumplimiento de 5 años, si el arrendador desea dar por terminado el contrato (para evitar nuevo periodo de hasta tres años), el arrendador debe notificar la no renovación con al menos 4 meses de antelación; el arrendatario, con al menos 2 meses. Modelo de escrito y forma fehaciente. 

En caso de recuperación de la casa por necesidad del arrendador (persona física) si se pactó al inicio: hay que comunicar la necesidad concreta con 2 meses de antelación. Si no se ocupa en 3 meses tras la entrega, el inquilino goza de opciones indemnizatorias o de reposición en su lugar. 

En zonas tensionadas pueden darse prórrogas extraordinarias obligatorias para el arrendador, a solicitud del inquilino, de hasta 3 años adicionales en los mismos términos, con límites y excepciones legales. En su caso, habrá que gestionar la respuesta motivada y dentro de plazo. 

6) Venta de la vivienda arrendada y derechos del inquilino

• Tanteo y retracto del inquilino en vivienda (si no se renunció en el contrato): notificar de forma fehaciente la decisión de vender, precio y condiciones; el inquilino tiene 30 días naturales para ejercitar el tanteo; requisitos de notificación y efectos registrales. Si no se notificó o se cambian condiciones, procede retracto en 30 días desde notificación de la compraventa. 
• Efectos de la venta sobre el contrato: el adquirente queda subrogado en los derechos y obligaciones del arrendador durante los 5/7 primeros años. Aconsejable aviso fehaciente al inquilino con datos del nuevo arrendador y cuenta de pago. 

7) Extinción del contrato y cierre

• Entrega de llaves y liquidación: documentar el estado de la vivienda, contrastar el inventario, reflejar lecturas de suministros y saldos. Hacer fotos de defectos.
• Posible reclamación de daños tras el alquiler. Si tiene seguro de impago con cobertura de actos vandálicos, comuníquelo a la aseguradora.
• Devolución de fianza al inquilino y, en su caso, solicitud de devolución del depósito autonómico. El saldo de fianza no restituido por el arrendador dentro del mes desde entrega de llaves devenga interés legal. 

8) Zonas de mercado residencial tensionado: comunicaciones y límites específicos

• Información y límites en nuevos contratos:
• Si la vivienda estuvo arrendada en los últimos 5 años: la renta del nuevo contrato no puede exceder la última renta del contrato anterior (aplicada su actualización anual), sin introducir nuevas repercusiones de gastos no pactadas antes. Es prudente comunicar por escrito al nuevo inquilino la última renta y la actualización aplicada, anexando justificantes. 
• Si el arrendador es “gran tenedor” o si así se prevé en la declaración de la zona para viviendas sin contrato en los últimos 5 años: la renta se topa por el sistema de índices de precios de referencia. Convenir por escrito la adecuación a índice e incorporar soporte de cálculo. 
• Prórroga extraordinaria anual hasta 3 años a solicitud del inquilino al final del 9.1 LAU o del 10.1 LAU, en los mismos términos del contrato (con excepciones tasadas). Responder por escrito en plazo. 
• Mantener en el expediente copia de la resolución aplicable a la declaración de zonas tensionadas: vigencia 3 años prorrogables y publicación estatal periódica de la relación de zonas (web del Ministerio de Vivienda). 

9) Protección de datos en la gestión del arrendamiento

Base jurídica típica: se recaban datos necesarios para la ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, depósito de fianza con comunicación de datos mínimos). Informar a los interesados y documentar la base de legitimación en cada tratamiento (principio de responsabilidad proactiva). Evitar cesiones innecesarias a terceros. 

Recomendaciones finales para el arrendador

Se aconseja mantener un canal de comunicación con el inquilino que sea fluido para atender a las necesidades de acuerdo con la regulación legal.

En los avisos críticos, usar siempre “forma fehaciente”. Por ejemplo en la actualización de renta; no renovación; necesidad de ocupación; tanteo/retracto; subrogaciones; comunicación de obras. Aunque la LAU utiliza en algunos casos expresiones como “notificación por escrito” o “en forma fehaciente”, el estándar de burofax con certificación y acuse minimiza riesgos probatorios. 

Mantener un “dossier” del arrendamiento con todos los justificantes (certificado energético, contrato y anexos, resguardo de depósito de fianza, recibos desglosados, avisos enviados/recibidos), y una agenda con recordatorios automáticos para cada hito (anualidades, preavisos de 4/2 meses, obras, visados VPO/VPP, devolución de fianzas).

Verificar semestralmente si la vivienda ha pasado a estar dentro o fuera de zona tensionada y actualizar plantillas de contrato y comunicaciones en consecuencia (las resoluciones de zonas tensionadas tienen vigencia de 3 años, prorrogable).