El acta de la junta de propietarios

El acta de la junta de propietarios

Contenido elaborado por el equipo técnico de OCU a partir del análisis de la regulación legal y del estudio de la resolución de casos planteados por los afectados.

Conocer la normativa y el tipo de problemas más habituales le ayudará a defender sus intereses en el seno de la comunidad de propietarios.

La Ley de Propiedad Horizontal (LPH, art. 19) prevé que:

" 1. Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga.

2. El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

a) La fecha y el lugar de celebración.

b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.

c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.

d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.

e) El orden del día de la reunión.

f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

3.El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.

El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9 (…)”.

El acta se entrega a los vecinos del mismo modo que la convocatoria a la junta: del modo previsto y habitual en la comunidad, en el domicilio de cada uno (o el que se haya comunicado a efectos de notificaciones), o por buzoneo.

Qué ocurre cuando hay errores en el acta de la junta de propietarios

Es importante leer con atención el acta, hayamos asistido o no a la junta de propietarios. Los acuerdos adoptados son válidos y ejecutables mientras no se impugnan. Si existe un error en el acta porque no refleja lo aprobado en la Junta, hay que reaccionar con prontitud.

Piense que 10 días después de la Junta “todos sabemos lo que se dijo allí”, pero pasado el tiempo lo que cuenta es lo que figure en el acta. Y si hay un problema que termine ante el juez será difícil probar algo en contra de un acta escrita y firmada, sobre todo cuando haya pasado mucho tiempo, falten otros vecinos, existan otros intereses, etc.

El mismo artículo 19 de la LPH dice que:

“Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación."

Ahora bien, el acta tiene un carácter probatorio, sirve para documentar los acuerdos adoptados. Pero no tiene carácter constitutivo de los acuerdos. Es decir, puede que exista un acuerdo adoptado que no aparece en el acta y que sin embrago tiene valor. Solo que hay que probar su existencia. La falta de subsanación o la omisión de alguno de los datos a que se refiere el artículo 19 LPH no provoca la nulidad del acta ni la de los acuerdos adoptados, por no tener el acta carácter constitutivo, sino probatorio.

La STS de 7 de octubre de 1999 afirmó que "El Libro de Actas constituye el mejor medio de prueba en cuanto que en él consten los acuerdos formados con las previsiones legales, pero la falta de constancia no implica la inexistencia del acuerdo, sino la necesidad de probarlo de una manera mucho más laboriosa y difícil”.

El criterio de los jueces es que "No cabe que meros formalismos lleven consigo nulidades que perjudiquen a toda la comunidad". Y que “solo tendrán trascendencia las omisiones cuando afecten al fondo de los acuerdos y puedan provocar indefensión a algún comunero".

Qué hacer ante un defecto del acta de la junta

Ante el acta de una reunión de la Junta de propietarios con un defecto o error subsanable, cualquiera de los propietarios del edificio puede instar de la Comunidad de Propietarios la subsanación. Esto debe hacerse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, en la que se deberá ratificarse la subsanación.

Si la comunidad de propietarios no accede a la corrección del error o la subsanación interesada, el propietario que la pidió podrá ejercitar en vía judicial la acción de subsanación.

Lo que no es admisible, por ser contrario a la naturaleza propia de un defecto subsanable, a la buena fe y al normal funcionamiento de una Comunidad de Propietarios, es que un propietario deje pasar el plazo legal sin instar la subsanación del defecto de la Comunidad de Propietarios extrajudicialmente, para, a continuación, ejercitar en la vía judicial una acción de nulidad del acta y de todos los acuerdos en ella reflejados, basada única y exclusivamente en la concurrencia de un defecto subsanable. 

El acta de la junta de propietarios en Cataluña

El código civil catalán regula en su ámbito autonómico lo concerniente a las actas de las reuniones de la comunidad de propietarios.

El Artículo 553-27 dice que el secretario debe redactar el acta, que debe autorizarse, con las firmas del secretario y del presidente, en el plazo de cinco días a contar desde el día después de la reunión.

El acta de la reunión debe redactarse al menos en catalán, o en aranés en Arán, y deben constar en ella los siguientes datos:

a) La fecha y el lugar de celebración, el carácter ordinario o extraordinario y el nombre de la persona que ha realizado la convocatoria.

b) El orden del día.

c) La indicación de la persona que la ha presidido y de la persona que ha actuado como secretario.

d) La relación de personas que han asistido personalmente o por representación y, si procede, de las que delegan.

e) Los acuerdos adoptados, los participantes en cada votación y sus cuotas respectivas, así como el resultado de las votaciones, con la indicación de los que han votado a favor, los que han votado en contra y los que se han abstenido.

f) Los acuerdos susceptibles de formación sucesiva, de acuerdo con el artículo 553-26.3.

Se permite que una cuarta parte de los propietarios o menos si representan la cuarta parte de las cuotas, soliciten al presidente que sea un notario quien levante acta de los acuerdos de la reunión. Deben pedirlo por escrito al menos cinco días antes de la fecha de la reunión.

El acta debe enviarse a todos los propietarios en el plazo de diez días a contar desde el día después de la reunión de la junta de propietarios a la dirección comunicada por cada propietario a la secretaría o, en su defecto, al elemento privativo. El envío puede realizarse por correo postal o electrónico o por otros medios de comunicación, con las mismas garantías requeridas para la convocatoria.

Para los acuerdos que requieren unanimidad o mayoría de 4/5 y a los que se suma el voto de los ausentes que no se opongan transcurrido el plazo de un mes, pasado ese plazo debe enviarse a todos los propietarios un anexo al acta en el que debe indicarse si los acuerdos susceptibles de formación sucesiva han devenido efectivos o no, y debe hacerse constar, asimismo, el resultado final de la votación.

Los acuerdos de la junta de propietarios deben transcribirse en un libro de actas que debe legalizarse, al menos en catalán, o en aranés en Arán, en el registro de la propiedad que corresponda. El secretario debe custodiar los libros de actas de la junta de propietarios, que deben conservarse durante treinta años mientras exista el régimen de propiedad horizontal o durante cinco años desde el momento en que se haya extinguido.