El administrador de la comunidad de propietarios

La figura del Administrador de la comunidad de propietarios

La organización del funcionamiento de las comunidades de propietarios viene recogida en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), que presenta unas normas básicas y deja margen a los estatutos de cada comunidad para concretar muchos de estos aspectos. Recordemos que la LPH es aplicable a todas las comunidades, salvo las de cuatro miembros o menos que se hayan acogido al régimen de comunidad de bienes. Una de las piezas clave dentro de la organización comunitaria es la del administrador, órgano al que se le confía la gestión de los intereses de la propiedad. El administrador trabaja para la comunidad bajo la dirección del presidente y en cumplimiento de las decisiones que adopte la Junta de propietarios.

Salvo en comunidades pequeñas y sencillas de gestionar, la administración es una tarea complicada que requiere poner en práctica múltiples conocimientos: legales, de contabilidad, fiscalidad, contratación y gestión de servicios variados, relaciones con la administración pública (ayuntamiento, hacienda, seguridad social, medio ambiente si hay jardines o piscinas, etc.), gestión de la vida de la comunidad, elaboración de presupuestos y presentación de cuentas, etc.

El presidente de la comunidad de propietarios.

Las funciones del Administrador

El administrador es un gestor por cuenta de otro. Debe cumplir la Ley y los estatutos y está bajo la dirección del Presidente y de la Junta de propietarios, máximo órgano de expresión de la voluntad de los propietarios. La Ley de Propiedad Horizontal detalla las funciones del administrador, aunque la junta de propietarios puede recortarlas o ampliarlas según sus necesidades. Como en la práctica suele compaginar igualmente las tareas del secretario, veamos una lista de las principales:

•• Velar por el correcto uso y mantenimiento de sus instalaciones y servicios, adoptando las medidas al respecto. De acuerdo con el presidente, podrá realizar las advertencias y apercibimientos a los titulares que incumplan lo dicho en el título constitutivo, en los estatutos o en el reglamento de régimen interior (verbales o escritos). Interviene en el requerimiento a un vecino para el cese de una actividad molesta o prohibida por los estatutos.

•• Gestión de los cobros (cuotas) y pagos de la comunidad. (El cobro a los vecinos morosos).

•• Llevanza de las cuentas de ingresos y gastos, así como el presupuesto, que será discutido en la junta ordinaria convocada anualmente para ese fin. También debe proponer las medidas que estime convenientes para hacer frente a los gastos ordinarios y extraordinarios: forma de recaudación, reparto entre los propietarios, etc.

•• Asistir al presidente en la preparación de las convocatorias de juntas, documentación anexa, asistencia a las juntas, realización y envío de actas.

•• Estar pendiente del estado de conservación de la casa y de su mantenimiento. Seguimiento de las reparaciones ordinarias. Respecto a las reparaciones extraordinarias, el administrador tiene la facultad de adoptar medidas urgentes, poniendo en rápido conocimiento de los hechos al presidente y a la junta de propietarios.

•• Ocuparse de que se ejecuten los acuerdos en las obras comunes que hayan sido aprobadas, efectuando los pagos y cobros que sean procedentes, tanto si son ordinarias como extraordinarias, de mejora, etc.

•• Rendir cuentas ante la junta en los plazos que le señalen o cuando se lo solicite el presidente.

•• Asumir las funciones que el secretario desempeña en la junta en caso de que en la comunidad no exista esta figura de modo separado (firma de las actas, expedición de acuerdos) y custodiar la documentación de la comunidad, manteniéndola a disposición del público (al menos cinco años).

•• Efectuar la inscripción del fichero de datos de la comunidad de propietarios ante la Agencia Estatal de Protección de Datos.

Quién puede ser administrador

Existen dos posibilidades: o bien se nombra administrador a uno de los copropietarios, que no necesitará de mayores requisitos para ejercer el cargo (aunque ya hemos comentado la variedad de funciones que deberá ejercer), o bien se nombra a un administrador profesional. Este administrador profesional debe tener la formación necesaria y estar adscrito a un colegio profesional de administradores de fincas. Puede ser una persona física o una persona jurídica (una sociedad en la que trabajen administradores colegiados). Se estima que actualmente en España el 80% de los administradores de comunidades de propietarios son profesionales colegiados.

Cuanta mayor implicación del administrador en la marcha de la comunidad, mejores resultados se obtendrán, aunque no todo depende del administrador. Para enterarse de cómo marchan las cosas en el interior de la comunidad, bastará con que realice visitas periódicas a la casa, esté en contacto directo con el presidente, consulte al portero o eventualmente recabe la opinión de los residentes.

Quién elige al administrador

La elección del administrador se realiza por el voto en una junta ordinaria o extraordinaria, siempre que este punto haya sido mencionado expresamente en la convocatoria correspondiente. Se requerirá la mayoría total de los propietarios que representen la mayoría de las cuotas de participación en primera convocatoria, mientras que en segunda convocatoria requerirá solo la mayoría de los asistentes que representen más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes.

En comunidades de propietarios de edificios de nueva construcción, el promotor suele haber nombrado un primer administrador. Corresponde a la Junta decidir si quiere seguir con ese administrador o si prefiere cambiarlo al término del plazo de ejercicio.

En principio, el cargo se desempeña durante un año prorrogable por periodos de igual duración, salvo que los estatutos estipulen lo contrario, y tendrá carácter retribuido. La relación entre la comunidad y el administrador puede concluirse al finalizar del periodo para el que fue contratado, si bien la mayoría de los contratos contemplan prórrogas automáticas, si no se dice nada por ninguna de las partes con un preaviso que hay que respetar.

En las encuestas realizadas por OCU hemos constatado que las comunidades suelen mantener el mismo administrador durante muchos años. El consejo es que periódicamente la Junta revise el desempeño del administrador y que pida presupuestos a otros profesionales, para comparar servicios. Existe mucha diferencia entre los servicios prestados por unos y otros (uso de nuevas tecnologías, implicación proactiva en mejoras y ahorros para la comunidad, en la gestión de cobros de cuotas, etc.). Hay que pedir dinamismo al administrador en un mundo en constante cambio.

Cuánto cobra el administrador

El administrador de fincas profesional tiene libertad para fijar sus honorarios. Los colegios profesionales no pueden dar pautas sobre honorarios, ni siquiera a modo orientativo.

Antes de contratar un administrador de fincas concreto, pida presupuesto a varios: puede haber una gran disparidad de precios. En general, los precios tendrán cuenta del número de propietarios que integren la comunidad, así como de los servicios comunes que tenga la comunidad (ascensores, garajes, jardín, piscina, centro social, etc.). Pero el precio no lo es todo: hay que analizar la oferta concreta de servicios que le ofrece un administrador, que hoy en día suele ir más allá de las meras previsiones legales sobre la función que realizan. También hay que conocer qué se incluye y qué está excluido de esos honorarios. Por ejemplo, si va a cobrar aparte por conceptos como la emisión de recibos ordinarios y extraordinarios, certificados de deudas, asistencia a juntas, gestiones ante organismos públicos, gestión de obras extraordinarias, petición de subvenciones, etc. No dude en pedir explicaciones ante cualquier duda que le surja en los términos del contrato.

La responsabilidad del administrador

El administrador responde del ejercicio diligente de su cargo. Una diligencia que es exigible en un grado superior en el caso de los administradores profesionales. Tendrá que responder cuando