La importancia del administrador de la comunidad
Hay dos tipos de personas que pueden legalmente ser administradores de una comunidad de propietarios: o bien uno de los propietarios de esa comunidad o bien un administrador profesional, que en este caso debe estar colegiado en el Colegio Oficial de Administradores de Fincas.
El administrador de la comunidad de propietarios.
La gestión de una comunidad de cierto tamaño es algo complicado, sobre todo si existe personal contratado. Hay múltiples obligaciones fiscales y de cumplimiento de diversas normativas sectoriales como la laboral, la seguridad de instalaciones (incendios, puertas de garaje, ascensores, piscinas, ventilación, etc.), la protección de datos, revisiones del edificio, etc. En la práctica, contar con un profesional de la administración competente resulta interesante salvo que se trate de una comunidad pequeña y se cuente con un propietario con suficiente capacidad y disponibilidad.
El coste de este profesional puede verse compensado ampliamente por los beneficios que aporta, si damos con un buen administrador. No todos los administradores son iguales ni tienen por qué realizar exactamente las mismas tareas. Hay unas funciones básicas que establece la Ley de Propiedad Horizontal, tanto para la figura del administrador como para la de secretario, cargo que a menudo compaginan. Pero más allá de esos mínimos, muchos administradores realizan otras tareas que aportan valor añadido a una comunidad de propietarios: mediación entre vecinos, búsqueda de ahorros en servicios, contrataciones y obras, gestión integral del personal y la fiscalidad, optimización de gastos, gestión de subvenciones, acceso a la información, seguridad y protección de datos, etc.
Cómo reducir gastos en la comunidad.
No debemos conformarnos con una administración de mínimos. Existen buenos profesionales y no tienen por qué ser más caros. En una misma ciudad la diferencia de honorarios para una misma comunidad puede superar el 100%. El mundo y las necesidades cambian, no es lo mismo administrar fincas en 1980 que ahora. Aunque la condición más importante para un administrador no ha cambiado: la confianza.
¿Se plantea un posible cambio de administrador? Siga leyendo para ver cómo se puede hacer.
El contrato del administrador con la comunidad
La Ley de Propiedad Horizontal prevé que los órganos de gobierno en la comunidad se desempeñen por un año, salvo que los estatutos estipulen lo contrario. En el caso de los administradores profesionales, tras su nombramiento por la junta de propietarios se firma un contrato de prestación de servicios que recoge las condiciones pactadas junto con los honorarios, que son libres y se negocian entre las partes.
Lo habitual es firmar el contrato
La importancia del administrador de la comunidad
Hay dos tipos de personas que pueden legalmente ser administradores de una comunidad de propietarios: o bien uno de los propietarios de esa comunidad o bien un administrador profesional, que en este caso debe estar colegiado en el Colegio Oficial de Administradores de Fincas.
El administrador de la comunidad de propietarios.
La gestión de una comunidad de cierto tamaño es algo complicado, sobre todo si existe personal contratado. Hay múltiples obligaciones fiscales y de cumplimiento de diversas normativas sectoriales como la laboral, la seguridad de instalaciones (incendios, puertas de garaje, ascensores, piscinas, ventilación, etc.), la protección de datos, revisiones del edificio, etc. En la práctica, contar con un profesional de la administración competente resulta interesante salvo que se trate de una comunidad pequeña y se cuente con un propietario con suficiente capacidad y disponibilidad.
El coste de este profesional puede verse compensado ampliamente por los beneficios que aporta, si damos con un buen administrador. No todos los administradores son iguales ni tienen por qué realizar exactamente las mismas tareas. Hay unas funciones básicas que establece la Ley de Propiedad Horizontal, tanto para la figura del administrador como para la de secretario, cargo que a menudo compaginan. Pero más allá de esos mínimos, muchos administradores realizan otras tareas que aportan valor añadido a una comunidad de propietarios: mediación entre vecinos, búsqueda de ahorros en servicios, contrataciones y obras, gestión integral del personal y la fiscalidad, optimización de gastos, gestión de subvenciones, acceso a la información, seguridad y protección de datos, etc.
Cómo reducir gastos en la comunidad.
No debemos conformarnos con una administración de mínimos. Existen buenos profesionales y no tienen por qué ser más caros. En una misma ciudad la diferencia de honorarios para una misma comunidad puede superar el 100%. El mundo y las necesidades cambian, no es lo mismo administrar fincas en 1980 que ahora. Aunque la condición más importante para un administrador no ha cambiado: la confianza.
¿Se plantea un posible cambio de administrador? Siga leyendo para ver cómo se puede hacer.
El contrato del administrador con la comunidad
La Ley de Propiedad Horizontal prevé que los órganos de gobierno en la comunidad se desempeñen por un año, salvo que los estatutos estipulen lo contrario. En el caso de los administradores profesionales, tras su nombramiento por la junta de propietarios se firma un contrato de prestación de servicios que recoge las condiciones pactadas junto con los honorarios, que son libres y se negocian entre las partes.
Lo habitual es firmar el contrato por un año prorrogable por periodos de igual duración, a menos que se decida darlo por terminado respetando un preaviso previsto en el contrato. El contrato también podría terminarse antes del plazo previsto pero, salvo caso de incumplimiento flagrante por el profesional, conllevaría el pago de una indemnización al administrador. Algunas sentencias cuantifican la indemnización en el equivalente a tres meses de contrato, pero es algo que se decide caso a caso.
Por lo tanto, es importante conocer el contenido del contrato firmado con el administrador actual.
¿Hay descontento en su comunidad con la figura del administrador? Es la junta y el presidente de turno quien debe coger el toro por los cuernos.
Lo primero es saber el motivo y exponerlo al propio administrador, pidiendo que cambie lo que no funciona: problemas con el personal, con propietarios o con proveedores, negligencias en los mantenimientos, problemas con la contabilidad o con el cobro de las cuotas, o con el cumplimiento de obligaciones legales o fiscales, falta de dedicación, etc. Por supuesto, no todo lo que no funciona en una comunidad es culpa del administrador.
El administrador es una persona contratada al servicio de la comunidad. Los dueños de esta, a través de su cabeza el presidente, deben decirle las cosas y exigir un buen servicio.
Si a pesar de las advertencias no hay visos de que mejore su desempeño, lo mejor es buscar alternativas. Retrasar sin motivo una decisión de cambio puede ser perjudicial para la comunidad, sus cuentas, gastos, la conservación del edificio, la convivencia, etc. Los vecinos deben revisar el desempeño del administrador y pedir presupuestos a otros profesionales, para comparar servicios. Existe mucha diferencia entre los servicios prestados por unos y otros: uso de nuevas tecnologías, implicación proactiva en mejoras y ahorros para la comunidad, en la gestión de cobros de cuotas, etc. Hay que pedir dinamismo al administrador en un mundo en constante cambio. No basta con un mero contable. Por tanto, comprueben el plazo del contrato y su preaviso, soliciten presupuestos a otros profesionales y plantéense el cambio.
Cómo cambiar de administrador en la comunidad
Desde el punto de vista de mayorías, la elección del administrador se realiza por el voto en una junta bien ordinaria (al tratar de la renovación de cargos) o -más frecuentemente- en una junta extraordinaria, siempre que este punto haya sido mencionado expresamente en el orden del día de la convocatoria correspondiente. Se requiere la mayoría de los propietarios que representen la mayoría de las cuotas de participación en primera convocatoria, mientras que en segunda convocatoria requerirá solo la mayoría de los asistentes (o representados por otros vecinos) que representen más de la mitad del valor de las cuotas de los presentes. O sea, mayoría simple.
Al margen de las mayorías, en la práctica se plantean dudas porque el cambio del administrador es un momento delicado en la comunidad que genera situaciones de estrés. Hay que normalizar el cambio, se puede hacer sin grandes problemas siguiendo unos pasos. Básicamente suelen presentarse dos escenarios:
- Que exista una mayoría clara de vecinos decididos al cambio, lo que facilita las cosas;
- Que haya división entre vecinos y las cosas no estén claras hasta la votación final.
Si existe un consenso sobre el cambio, tras revisar el contrato vigente y su preaviso, una opción es contactar ya al candidato a nuevo administrador y que sea este quien pilote el cambio. Los buenos profesionales se encargan de ello gratuitamente, aunque todavía no hayan sido nombrados administradores por la Junta (y exista el riesgo de que no lo sean). Este profesional les dirá cómo hacer la convocatoria de la junta extraordinaria para incluir el punto en el orden del día y asegurarse de que se respetan las reglas sobre juntas y mayorías. Si la Junta lo nombra, el nuevo administrador se pondrá en contacto con el antiguo para realizar el traspaso de la documentación.
Pasos a dar para el cambio de administrador
Cuando no hay un amplio consenso previo entre los vecinos, es la propia comunidad la que pilotará el proceso: convocatoria de junta, adopción de acuerdos, redacción del acta, comunicación del cese al administrador saliente y recuperación de la documentación.
Convocatoria a junta general de comunidad.
Hay que convocar la junta para decidirlo. ¿Quién convoca? Lo habitual es que sea el presidente, pero si este se negara o no estuviese disponible pueden convocarla los propios vecinos, siempre que lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación. En este caso los convocantes firmarán la convocatoria identificándose con su DNI, inmueble del que son propietarios y cuota que ostentan. La convocatoria se realizará del modo habitual en esa comunidad (buzoneo, envío de correo, tablón de anuncios, etc.) y debe indicar como siempre la fecha, lugar y hora de la celebración en primera y segunda convocatoria (normalmente sería media hora después de la hora indicada en primera convocatoria). En el orden del día de la junta que se envía con la convocatoria deberá figurar el cese del actual administrador y el nombramiento de un nuevo administrador si procede. Si resulta nombrado el nuevo administrador, este se pondrá en contacto con el antiguo para el traspaso de los documentos. El presidente puede firmar una autorización al nuevo administrador contratado para que -con base en el acuerdo de nombramiento de la junta- proceda a recoger toda la documentación de la comunidad.
La mala convocatoria de junta puede anular los acuerdos.
A la junta del cambio no es necesario que acuda el antiguo administrador ni existe obligación de avisarle. Pero posteriormente sí hay que dirigirle una carta de cese de su nombramiento junto con la copia del acta de la Junta que adoptó el acuerdo. Para dejar constancia del envío es aconsejable hacerlo por burofax. En esa carta se le solicita que haga el traspaso de la documentación al nuevo administrador en un plazo de 30 días.
Puede darse el caso de que la Junta decida el cese del administrador saliente pero no nombre uno nuevo. En este caso, el Presidente también enviará la carta de cese al administrador saliente y le solicitará que le haga entrega a él de la documentación de la comunidad. Al entregarnos la documentación, el administrador saliente nos hará firmar un documento con los papeles que se entregan, para descargarse de responsabilidad. Evidentemente, al nuevo administrador le será más fácil comprobar que todo está en regla, por lo que lo preferible es que sea él quien reciba el traspaso de documentación.
Insistimos: en sus ofertas, los buenos administradores se ofrecen a acompañar a la comunidad en el cambio y en la gestión del traspaso de la documentación, que se ofrecen a organizar con el administrador saliente. En caso de negativa del saliente a entregar la documentación, se podría denunciar la situación ante el Colegio de Administradores, e incluso judicialmente, exigiendo daños y perjuicios.
