Si el administrador de la comunidad es activo y competente, puede ahorrar dinero a la comunidad y facilitar todos los trámites. Si no es el caso, proponga un cambio cuanto antes.

El rol del administrador en el funcionamiento de la comunidad

La gestión de una comunidad de propietarios requiere de esfuerzos diferentes en función del tamaño y las características de cada comunidad. Cuanto más grande y más compleja sea una comunidad, más relevante será la tarea del administrador como apoyo a la Junta y al Presidente.

Un buen administrador debe saber gestionar la comunidad de manera eficiente, con una contabilidad clara y transparente y con implicación para lograr contratar los mejores servicios a los mejores precios, cuidando especialmente todo lo que afecte al personal contratado y las declaraciones oficiales necesarias (fiscales, de seguridad social, etc.). Además, los buenos administradores aportan valor en las obras y gastos extraordinarios: adelantándose a las necesidades y a las exigencias legales, ayudando en la búsqueda de presupuestos solventes, obteniendo ayudas y subvenciones, etc.

El administrador no puede evitar que haya morosos en la comunidad, pero sí puede adoptar una actitud diligente para llevar al día las cuentas, detectar cuanto antes los retrasos e impagos y reaccionar para reclamar antes de que el problema se enquiste o se haga demasiado grande.

Un propietario o un profesional

La Ley de Propiedad Horizontal dice que administrador podrá ser cualquier copropietario o persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones.

Según la encuesta de OCU realizada entre 920 copropietarios en comunidades en 2016, un 19% de comunidades cuenta con administrador no profesional, cargo ejercido por un vecino. En comunidades de menos de 10 viviendas son el 44%. Y en comunidades de más de 50 años son el 26%. Atención porque estas comunidades más antiguas están sometidas a obligaciones especiales ligadas a la conservación del edificio (ITE e Informe de Evaluación de Edificios). En algunas CCAA el porcentaje de administradores profesionales es superior a la media: en Murcia (94%), Cataluña y Madrid (ambas con 88%).

Grado de satisfacción con el administrador

Si nos fijamos en la satisfacción final de los propietarios encuestados con este servicio, aquella es mayor con un administrador que sea además vecino: 7,9 sobre 10, frente a 6,8 con administrador profesional.

En general hay satisfacción con la información contable que elaboran los administradores (7,2/10) y con la organización de las juntas (7,1/10), pero hay dos aspectos que los encuestados valoran peor respecto del administrador (6,3/10):

- que no garantizan el respeto de las reglas entre vecinos y que no median en caso de problemas entre vecinos: pero lo cierto es que en España no asumen legalmente este rol. Aquí se valora más a los administradores que son también propietarios (7,6/10).

- (más preocupante) que no aportan consejos jurídicos sobre los problemas de la comunidad. Y esto sí debería ser parte de su función y de su valor añadido, especialmente en administradores profesionales para los que se exige una “cualificación” suficiente.

El cambio de administrador

Si la presencia del administrador es vista como un gasto en vez de como una oportunidad para gestionar mejor los recursos de la comunidad, es mal signo. Es conveniente revisar periódicamente esta partida de gastos que supone la contratación del administrador. Hay que estudiar la satisfacción con el servicio que presta y comparar sus precios con otros de la competencia.

Con el administrador pasa como con la vivienda en España, no cambiamos: el 31% de comunidades con administrador profesional hace 10 años o más que lo tiene, y otro 28% lleva con él entre 5 y 10 años. Solo el 5% de los administradores profesionales llevaba menos de un año en el cargo. Para los pocos que han cambiado, el principal motivo de cambio aducido es la “incompetencia” (34% de casos) y la falta de transparencia (25%). Un 18% dice tener dificultades para acceder a una información actualizada de la marcha económica de la comunidad.

Normalmente los contratos del administrador son por un año. Si se desea cambiar debe decidirlo la junta por mayoría y comunicarlo para evitar la renovación, respetando el preaviso que suele existir en el contrato.